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在打电话的过程中要注意些什么？

发布时间：2025-05-26 13:40:31

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答案：（1）要考虑打电话者的需要，并尽可能快地告诉他们需要知道的每一件事；（2）准备回答问题，或者告之能回答问题的人，或者将电话转接他处；（3）如果你作为秘书，上司会希望你为他选择一些电话，要知道：他是否希望不被打扰；他是否想一些人的电话直接打给他；他是否希望你处理一些日常事务的电话等；（4）认真听电话内容并做记录；（5）如果听不清对方的讲话，就要毫不犹豫地让人说慢些或拼出姓名和地址的写法，并且你要复述一遍拼法；（6）要弥补因没有面对面交流而带来的不足；（7）不要被周围的人或事分散你的注意力，更不要同时打两个电活；（8）要与打电话的人一样注意节省时间和话费；（9）不要在你找资料时让打电话的人拿着电话等着：要过后给他回电话；（10）如果电话断了，就将电话放下，等着打电话的人再给你打电话；（11）在电话结束前，要重复谈话的主要内容并复述一遍；（12）确认一下以后要做的事，特别是你为他人传递的信息；（13）按打电话的常规，由于打电话的人付费，那么他们应当决定何时结束电话。　案例：迪斯尼公司乔恩感到自己的手掌都渗出了汗。他向四周环视了一下，发现房间被50位日本金融家和经理人员挤得满满的。他们在这个闷热灰暗的早晨聚集到东京，为的就是听他的演讲。当他想起在洛杉矶有那么多的公司员工在指望着他和工作小组能使这一项目获得通过时，他的胃里一阵阵地抽搐，因为该项目对东京的迪斯尼乐园来说，是重要的业务机会。该项目计划在经典的迪斯尼动画片基础上增加两个引人入胜的项目。一个是与迪斯尼乐园中一直受人喜爱的“呆子飞象”类似的大型儿童游艺车。另外还有一项是室外花园迷宫，它配有防护栏通道网，供儿童们四处游玩使用。对于这些构思，乔恩和迪斯尼公司的一个创意组已经酝酿了一年的时间，做了大量的工作。然而，如果不能在东京迪斯尼乐园的经营者和所有者面前进行一次成功演讲的话，所有的准备工作都将被迫停下来。乔恩和他的小组必须说服眼前聚在一起的日本朋友，这些有特色的新项目能在现有的主题公园之外给公司带来新的利润空间。了解听众的情况并对他们的反应作出预计，是乔恩准备正式演讲的一项基本工作。对于东京的这一迪斯尼乐园项目，乔恩和他的小组希望能够对他们的想法首先做一概括性的说明。从而了解一下金融家们对此是否欣赏。乔恩对这次东京演讲所做的其他改进工作还包括对演讲语言和演讲风格的选择。他没有使用迪斯尼和有关涉及方面的行话，而是有意选择了一些常用的单词和简单的句子，这样翻译人员在翻译成日语的时候就不会遇到麻烦。在准备他的东京演讲的时候，乔恩一直将下面这些要点牢记于心，即组织、视觉资料和重点。经过一年的准备，他已经列出了成千上万个细节问题。同时他明白，保持演讲简练非常重要。为了达到这一目的，他的演讲需要突出重点。这一重点并不难确定，他要说服他的日本听众新的儿童“乐园”将会增加迪斯尼乐园的价值，能够吸引更多的游客，他演讲的每一方面都要强调听众的利益。