答案:1)参加例会的各单位应在会前做好会议材料准备工作;应保证数据信息的可靠性和真实性;应与相关部门提前做好沟通和协调。2)安全生产月度例会采取集中定期召开的组织形式。3)各单位的汇报材料应采取电子文档形式(PPT演示文档和WORD文档、EXCEL等形式)。4)所有会议材料应由安全生产部专人负责,利用计算机在投影仪上演示。5)安全生产部应在会前对会场的设备、设施做好布置或调试。6)安生生产例会履行会议签到制度,参会人员应遵守会议纪律和相关要求。7)安全生产部负责会议记录,并应在会后两日内整理为标准文档,通过OA系统发布给相关部门和单位。